KİŞİSEL VERİLERİ
SAKLAMA, İMHA VE ANONİMLEŞTİRME
POLİTİKASI
- AMAÇ
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş , 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK” veya ‘‘Kanun’’) yürürlüğe girdiği tarihten itibaren, ticari faaliyetlerimizi yerine getirirken herhangi bir şekilde temas ettiğimiz tüm gerçek kişilere ait kişisel verilerin korunmasına ve bu çerçevede KVKK’da yer alan gerekliliklerin eksiksiz olarak yerine getirilmesine büyük önem vermekteyiz. İşbu Kişisel Verileri Saklama İmha ve Anonimleştirme Politikası (“Politika”), kişisel verilerin Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş tarafından toplanması, kullanılması, paylaşılması, saklanması ve silinmesi, yok edilmesi, anonimleştirilmesi süreçleri ve prensipleri hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.
İşbu Politika’da, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş’nin tarafından veri sahiplerine ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esaslara KVKK’da yer alan düzenleme sırasına uygun olarak yer verilmiş olup, bu açıklamalar Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş çalışanlarını, aktif ve potansiyel müşterilerimizi, ziyaretçilerimizi Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş ile ilişki içinde bulunan diğer gerçek kişileri kapsamaktadır.
Yönetmelik uyarınca Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş, Sicile kayıt yükümlülüğü olan bir Veri Sorumlusu olarak uhdesinde bulunan kişisel verileri kişisel veri envanterine uygun bir şekilde saklamak ve gerektiğinde silmek, yok etmek ya da anonim hale getirmek için bir Politika hazırlamak ve bu Politikaya uygun hareket etmek ile yükümlüdür.
Kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkeler geçerli olacaktır:
a) Kanunun 4 üncü maddesindeki genel ilkelere uyulacaktır.
b) Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., işbu Politikayı hazırlamış olmanın tek başına kişisel verilerin Yönetmelik, Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak silindiği, yok edildiği veya anonim hale getirildiği anlamına gelmeyeceğini kabul etmektedir.
c) Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş, kişisel verileri saklarken yahut silerken, yok ederken veya anonim hale getirirken Kanunun 12. maddesinde yer alan güvenlik tedbirlerine, ilgili mevzuatta yer alan hükümlere, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun alacağı kararlara ve Politikaya uygun hareket edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
d) Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. bünyesinde bulundurduğu kişisel verilerin amacı tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi sırasında İşbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder. - KAPSAM
Bu Politika, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş’nin tüm süreçlerinde uygulanır. - TANIMLAR
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’dur.
Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi Yok Edilmesi veya Anonim Haline Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’dur.
Kayıt Ortamı :Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortama verilen addır.
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçlarını, very kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve detaylandırdıkları envanterdir.
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonym hale getirilmesidir.
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemidir.
Sicil: Başkanlık tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicilidir.
Veri-Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisidir.
İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
Kişisel Verilerin Korunması Politikası içerisinde bulunan tanımlar işbu Politika içinde geçerlidir. - REFERANSLAR
• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
• Veri Sorumluları Sicili Hakkındaki Yönetmelik ve ilgili diğer yönetmelikler - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR
5.1. İŞLENMESİNE İLİŞKİN GENEL İLKELER
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. kişisel verileri KVKK ve ilgili diğer kanunlarda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlemektedir. Bu çerçevede, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş tarafından kişisel veriler işlenirken KVKK’da yer alan aşağıdaki ilkelere tam uyum sağlanmaktadır.
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Bu ilke uyarınca Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. veri işleme süreçleri başta Anayasa ve KVKK olmak üzere ilgili tüm mevzuat ile dürüstlük kurallarının gerektirdiği sınırlar içinde kalınarak yürütülmektedir.
Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş , tarafından işlenen kişisel verilerin doğru ve güncel duruma uygun olması için gerekli tedbirler alınmakta ve işlenmekte olan verilerin gerçek durumu yansıtmasını sağlamak amacıyla bilgilendirmeler de bulunularak veri sahiplerine gerekli imkânlar tanınmaktadır.
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. yalnızca açık ve kesin olarak belirlenen meşru amaçlarla kişisel veri işlemekte olup, bu amaçlar dışında veri işleme faaliyetinde bulunmamaktadır. Bu kapsamda, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. yalnızca veri sahipleriyle kurulan iş ilişkisi ile bağlantılı olarak ve bunlar açısından gerekli olması halinde kişisel veri işlemektedir.
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından veriler, KVKK ve ilgili diğer mevzuata uygun olarak, veri kategorilerine göre belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili ve ölçülü olarak işlenmekte olup, ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınılmaktadır. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme:
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından işlenen kişisel veriler, ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu kapsamda, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. iIlgili mevzuatta verilerin saklanması için öngörülen bir süre varsa bu süreye uymakta; böyle bir süre yoksa verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. gelecekte kullanma ihtimalinin varlığına dayanarak veri saklamamaktadır.
5.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
KVKK ile kişisel verilerin işlenme koşulları düzenlenmiş olup, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından kişisel veriler aşağıda belirtilen söz konusu koşullara uygun olarak işlenmektedir. Kanun’da sayılan istisnalar dışında, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş.’ni , ancak veri sahiplerinin açık rızasını temin etmek suretiyle kişisel very işlemektedir. Kanun’da sayılan aşağıdaki hallerin varlığı durumunda ise, veri sahibinin açık rızası olmasa dahi kişisel veriler işlenebilmektedir.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. Veri sahipleri açısından korunmasının çeşitli açılardan daha kritik önem teşkil ettiğine inanılan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde ise Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından özel hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla bu tür veriler, very sahiplerinin açık rızası olmaksızın işlenmemektedir. Ancak, sağlık ve cinsel hayat ile ilgili veriler dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın da işlenebilmektedir. Bununla beraber, sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler ise yeterli önlemlerin alınması şartıyla ve aşağıda sayılan sebeplerin varlığı halinde açık rızası alınmaksızın işlenebilmektedir:
• Kamu sağlığının korunması,
• Koruyucu hekimlik,
• Tıbbi teşhis,
• Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi
• Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi.
5.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından elde edilen kişisel verileriniz, aşağıda açıklanan kapsamlar dahilinde işlenebilecektir.
• İnsan kaynakları operasyonları,
• Personel özlük dosyalarının oluşturulması, bordrolama,
• Çalışan sözleşme süreci yönetimi,
• Sigorta yenileme süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışanlara sağlık hizmetlerinin sağlanması,
• Kan grubu listelerinin tutulması,
• Çalışanlara iş sözleşmesinin ifası kapsamında araç, telefon ve hat tahsis edilmesi,
• Vekâlet ve imza sirküleri temin süreçlerinin yürütülmesi,
• Alt işverenlik kapsamında uygunluk değerlendirmelerinin yapılması,
• Acil durum hazırlıklarının yapılması ve operasyonlarının yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği kapsamında kaza ve mevzuat yönetimi,
• Hizmet alım sözleşmeleri süreçlerinin kurgulanması,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
• Çalışanlara e-posta hesabı açılması ve yetkilendirilmesi,
• İnternet log kayıtlarının tutulması,
• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Personel seyahatlerinin planlanması ve avans süreçlerinin yürütülmesi,
• Evrak işlerinin yürütülmesi ve takibi,
• Personel girişleri için kart ve servis kayıtlarının yapılması,
• Bütçeleme süreçlerinin devamlılığı,
• Personel eğitimlerinin verilmesi ve yönetimi,
• Şirket içi eğitim ve oryantasyon programlarının planlanması ve icrası,
• Şirket içi operasyonları ,
• Hukuksal, teknik ve idari sonucu olan faaliyetler,
• Strateji, planlama ve iş ortakları/tedarikçi yönetimi,
• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin, etkinliklerin planlanması ve icrası,
• Şirket içi eğitim programlarının planlanması ve icrası
Yukarıda belirtilen kategoriler sizleri bilgilendirme amaçlı olup Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş ’nin gelecekteki ticari ve işletmesel faaliyetlerini yürütebilmesi için tarafımızca başka kategoriler de eklenebilecektir. Bu gibi durumlarda Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., sizi en hızlı şekilde bilgilendirmeye devam edebilmek için, belirtilen kategorileri sizler için ilgili metinlerde güncellemeye devam edecektir.
5.4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
Kişisel verileriniz ilgili mevzuatta öngörülen süreler boyunca fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
5.5. KİŞİSEL VERİLERİN YURTİÇİNDEKİ KİŞİLERE AKTARILMASI
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş’ni, kişisel verilerin üçüncü taraflarla paylaşılması hususunda, diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla, KVKK’da düzenlenen şartlara özenle uymaktadır. Bu çerçevede, kişisel veriler, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş tarafından veri sahibinin açık rızası olmadan üçüncü kişilere aktarılmamaktadır. Ancak, KVKK tarafından düzenlenen aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde kişisel veriler Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından, veri sahibinin açık rızası temin edilmeksizin de aktarılabilecektir.
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
• Yeterli önlemler alınmak kaydıyla; sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise,
✓ Kamu sağlığının korunması,
✓ Koruyucu hekimlik,
✓ Tıbbî teşhis,
✓ Tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi
✓ Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi gibi amaçlarla açık rıza temin edilmeksizin kişisel verileriniz aktarılabilecektir.
Özel nitelikli kişisel verilerin aktarılmasında da, bu verilerin işlenme şartlarında belirtilen koşullarauyulmaktadır.
5.6. KİŞİSEL VERİLERİN YURTDIŞINA AKTARILMASI
Kişisel verilerin yurtdışına aktarılmasına ilişkin olarak, KVKK’nın 9. maddesi doğrultusunda very sahibinin açık rızası aranmaktadır. Ancak, özel nitelikli kişisel veriler dahil, kişisel verilerin very sahibin açık rızası olmaksızın işlenmesine izin verilen şartların varlığı halinde, kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkede, yeterli korumanın bulunması kaydıyla veri sahibinin açık rızası aranmaksızın Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından kişisel veriler yurtdışına aktarılabilecektir. Eğer aktarım yapılacak ülke Kurul tarafından yeterli korumanın bulunduğu ülkeler arasında belirlenmemiş ise, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş ve ilgili ülkedeki veri sorumlusu/veri işleyen yeterli korumayı yazılı olarak taahhüt edecektir.
5.7. 6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU’NUN 11. MADDESİ GEREĞİNCE HAKLARINIZ
Şirketimize başvurarak kişisel verilerinizin;
a. Kişisel veri olarak işlenip işlenmediğini öğrenme,
b. Kişisel veri olarak işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme
f. Kanun’un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
g. Yukarıdaki (e) ve (f) maddeleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
h. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
i. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Veri sahipleri, yukarıda sayılan haklarını, veri sahibi başvuru formunun ıslak imzalı bir nüshasını, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. iletişim adreslerine şahsen veya posta / kargo vasıtasıyla ileterek kullanabilirler. Formun doldurulması yahut Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş ‘ye gönderilmesi hakkında detaylı bilgiler, başvuru formunda yer almaktadır.
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., ilgili başvurulara yönelik cevabı fiziken yahut elektronik olarak ilgili veri sahibine ulaştıracaktır Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş, talebin niteliğine göre, talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde,
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından Kurulca belirlenen tarifedeki ücret ilgililerden alınacaktır. Ayrıca, very sahiplerinin taleplerinin sonuçlandırılması sürecinde Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından başvuruculardan ek bilgi veyahut belge talep edilebilecektir.
5.8. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. kişisel verilerin korunması için gerekli olan uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır. KVKK’nın 12(1). maddesinde öngörülen tedbirler şunlardır:
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak
5.9. GÖRÜNTÜ KAYITLARININ İŞLENMESİ
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından, Şirket tesis ve işletmelerinin genel ve ticari güvenliğinin temin edebilmesi amacıyla, KVKK’da öngörülen ve işbu Politika’da yer verilen temel ilkelere uygun olarak ziyaretçilerin, çalışanların ve diğer ilgili kişilerin görüntü kaydı alınmakta ve bu kayıtlar işlenme amaçlarına uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır.
Görüntü kaydı alınan yerlerde, veri sahiplerinin bilgilendirilmesi amacıyla, görüntü kaydı alındığına dair uyarı görünür bir biçimde yer almaktadır. Söz konusu faaliyetler kapsamında Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak KVKK başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir. Mahremiyetin yüksek olduğu yerlerde ise görüntüleme yapılmamaktadır. - KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VEYA ANONİMLEŞTİRİLMESİ
İşbu Kişisel Verilerin Korunması Politikası’nda belirtilen amaçlarla işlenmiş olan kişisel verileriniz; 6698 Sayılı Kanun madde 7/1’e göre işlenmesi gerektiren amaç ortadan kalktığında ve kanunların belirlediği süreler geçince tarafımızca silinecek, yok edilecek ve anonimleştirilecektir.
6.1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
Tamamen veya kısmen otomatik yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi; söz konusu kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Veri sorumlusu, ilgili politika ve prosedürlerinde kişisel verilerin silinmiş sayılması için üçüncü fıkrada belirtilen koşulların nasıl sağlandığını açıklar. Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçasını teşkil eden ve otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi; Tarama yoluyla veya sayısallaştırılmadan elektronik ortama aktarılan kâğıt halindeki gerekli olmayan kişisel verilerin anonimleştirilmesi yoluyla yapılacaktır.
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., kişisel verileri sildiği durumlarda, verileri hiçbir şekilde erişilemez veya tekrar kullanılamaz hale getirecektir. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. bu işlemi yaparken verilerin hiçbir kullanıcı tarafından erişilemez veya tekrar kullanılamaz olduğunu garanti etmektedir. Bu garanti, veri sorumlusunun sorumluluğu altındadır.
Silme sırasında, silinmemesi gereken kişisel veriler de yapılan silmeden etkileniyorsa ve erişilemeyecek ve/veya kullanılamayacak hale geliyorsa Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., KVKK Çalışma Grubu’nun karar alarak uygulayabileceği aşağıdaki yöntemlerin bir arada sağlanması da silme olarak değerlendirilecektir:
a) Kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde arşivlenmesi
b) Kişisel verilerin her türlü erişime kapalı olması
c) Kişisel verilere yalnızca gerekli durumlarda yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması
d) Belirtilen silme sayma yöntemleri, Yönetmelik’e bağlı olup ilgili durumlarda güncellenmesi Veri Sorumlusu’nun sorumluluğundadır.
6.2. KİŞİSEL VERİLERİN YOK EDİLMESİ
Yok etme işlemi Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş’nin verileri fiziksel kayıt ortamlarında işlediği durumlarda yapılacaktır ve Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş bu verileri tekrar geri getirilmesi mümkün olmayacak hale getirmekle yükümlüdür.
Bu işlemler sırasında Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş çalışanları ve ilgili departmanlar KVKK Çalışma Grubu’na yok edilecek ilgili verileri bildirmekle yükümlüdür, sonrasında ise Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri alacaktır.
6.3. KİŞİSEL VERİLERİN ANONİMLEŞTİRİLMESİ
Anonim hale getirme işlemi, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş ‘nin kişisel verileri tamamen veya otomatik yollarla işlediği durumlarda, bu verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kişisel verilerin anonimleştirilmesi Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş içerisinde veri sahibi iş biriminin görevidir. Veri sahibi iş birimi, verilerin yok edilmesi için denetimi kendisi tarafından yapılmak kaydıyla farklı departmanlarından destek alabilir.
Verilerin anonimleştirilmesi sırasında Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. , tek yönlü fonksiyonlar ile şifreleme gibi yöntemler kullanabilir. Uygulanacak yöntemin doğruluğundan emin olunamadığı durumlarda KVKK Çalışma Grubu’na danışılmalıdır.
- KİŞİSEL VERİLERİN İMHA YÖNTEMLERİ VE SÜRECİ
Kişisel verilerin imhası için Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., imha sırasında kullanılabilecek tüm yöntemleri İşbu Politika’da tanımlar. Veri sahibi iş birimi, İşbu Politika içerisindeki uygun yöntemi uygun duruma göre belirleyerek uygulamakla yükümlüdür.
Kişisel verilerin imhası sırasında Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. çalışanları aşağıdaki yöntemlerden uygun olanı seçerek imhayı gerçekleştirir:
1.Üzerine Yazma
Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine yazılımlarla en az 8 kez 0 ve 1’lerden oluşan rassal veriler yazılarak eski verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.
2.Manyetize Etme
Manyetik medyanın yüksek değerde manyetik alanda fiziksel değişime sokularak üzerindeki verinin okunamaz hale getirilmesi işlemidir.
3.Fiziksel Yok Etme
Optik medya veya manyetik medyanın eritme, toz haline getirme, öğütme ve benzeri işlemlerle fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Manyetize etme veya üzerine yazma metotlarının başarısız olduğu durumlarda uygulanabilir.
4.Bulut İmhası
Bulut sistemler üzerinde tutulan kişisel verilerin imha bildiriminin anlaşmalı servis sağlayıcıya yapılmasının ardından kişisel verilerin şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının imha edilmesi işlemidir.
5.Çevresel Sistemlerde Yer Alan Kişisel Verilerin İmhası
Yazıcı, parmak izi ünitesi, kapı giriş turnikesi gibi sistemler içerisinde yer alan kişisel verileri barındıran mevcut ise iç ünite, mevcut değil ise tüm cihaz üzerinde üzerine yazma, manyetize etme veya fiziksel yok etme uygulanarak yapılması gereken imha işlemidir. Bu tip imhaların, cihazların yedekleme, bakım ve benzeri işlemlere tabi olmasından önce uygulanması zorunludur. - SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
8.1. Periyodik İmha ve Yasal Saklama Süreleri
Yasal saklama ve imha sürelerini dolduran fiziksel ve dijital veriler, periyodik olarak imha edilir. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için 6 aylık zaman aralıklarında gerçekleştirilir. Silinen, yok edilen ve anonim hale getirilen verilere ilişkin işlemlerin diğer hukuki yükümlülüklerden ari en az 3 yıl süre ile saklanır.
Veri sahiplerinin Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş’ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiği durumlarda kişisel verileri işleme şartlarının mevcut durumunu kontrol eder ve buna bağlı ilgili aksiyonları alır. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş., ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.
Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş ilgili veri sahibine gerekçesini açıklayarak talebi reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir. - POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER
- İlgili mevzuatta yapılacak her türlü resmi değişikliğin ardından bu değişiklerle uyumlu olacak şekilde Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından İşbu Politika’da değişiklik yapılabilir.
- Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş, Politika üzerinde yaptığı değişiklikleri incelenebilir olacak şekilde güncelleyerek eposta yolu ile çalışanlarıyla paylaşacak ve kurumsal internet üzerinden çalışanlarının erişimine sunacaktır.
- YÜRÜRLÜK
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından hazırlanan işbu Politika ………… tarihinde yürürlüğe girmiştir.
KİŞİSEL VERİLERİN ELDE EDİLMESİ VE İŞLENMESİ İLE İLGİLİ BİLGİLENDİRME FORMU
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve ilgili mevzuat kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verileriniz, aşağıda açıklanan çerçevede ve sair mevzuata uygun olarak işlenebilecektir.
- TANIMLAR
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
Kişisel verilerin anonim hâle getirilmesi: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel verilerin imhası: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kişisel verilerin silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemidir.
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi - KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE TEMEL İLKELER
KVK Kanunu madde 4 de kişisel verilerin işlenmesinde uyulması zorunlu olan ilkeler yer almaktadır. Söz konusu ilkeler aşağıda yer almaktadır:
a. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Şirketimiz, Kişisel Verileri, ilgili mevzuata ve dürüstlük kuralının gereklerine uygun olarak işlenir ve bu sınırlar içerisinde kullanılır
b. Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Şirketimiz, Kişisel Veri Sahiplerinin temel haklarını ve meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği Kişisel Verilerin doğru ve güncel olmasını sağlar. Bu kapsamda verilerin elde edildiği kaynakların belirli olması, doğruluğunun teyit edilmesi, güncellenmesi gerekip gerekmediğinin değerlendirilmesi gibi hususları özenle dikkate alır.
c. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: KVK Kanunu veri işleme faaliyetlerinin belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmesini gerektirmektedir. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. de bu ilke çerçevesinde ticari faaliyetlerinin gerektirdiği belirli, açık ve meşru amaçlarla kişisel veri işleme faaliyetleri yürütmektedir.
ç. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. .kişisel verileri ticari faaliyetleri kapsamında belirlenen amaçları gerçekleştirmesine yetecek kadar işlemektedir. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. .yapmış olduğu iş ve vermiş olduğu hizmet dışındaki alanlar için kişisel verilerinizi işlememektedir.
d. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme: Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. Kişisel Verileri, ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza eder. Şirketimiz tarafından bir Kişisel Verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep olmaması durumunda, söz konusu veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
- KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE TEMEL İLKELER
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. kişisel verilerinizi veri sahibinin açık rızası olmaksızın hiçbir suretle işlemez. Ancak ve ancak aşağıda KVK Kanunu 5.madde de yer alan şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Bu şartlar ise;
- İlgili kişinin açık rızasının bulunması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
*Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, *Veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,
*Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, *Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Şirketimiz Özel Nitelikli Kişisel Verileri, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlemez. Ancak kanunlarda öngörülen hallerde ilgili kişinin açık rıza aranmaksızın işlenebilecektir.
- KİŞİSEL VERİLERİN ELDE EDİLMESİ, İŞLENMESİ VE İŞLEME AMAÇLARI
Kişisel verileriniz, KVKK’da öngörülen temel ilkelere uygun olarak ve Şirketimizin işletmesel faaliyet süreçlerinin, iş ilişkilerimizin ve insan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi, ilgili kişilerin taleplerinin karşılanabilmesi ve teknik süreçlerin devamı, Şirketin ticari güvenliğinin sağlanabilmesi, çalışmalarımızın yürütülebilmesi gibi kapsamlarda işlenmekte, işlenme amacıyla uygun süre zarfında fiziksel veya elektronik ortamda güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından KVKK başta olmak üzere ilgili tüm mevzuatta öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmektedir.
· Kimlik bilgileriniz: Adınız, soyadınız, T.C. Kimlik numaranız, pasaport numaranız veya geçici T.C. Kimlik numaranız, doğum yeri ve tarihiniz, medeni haliniz, cinsiyetiniz, sigorta numaranız ve sizi tanımlayabilecek diğer kimlik verileriniz;
· İletişim Bilgileriniz: Adresiniz, telefon numaranız, elektronik posta adresiniz ve sair iletişim verileriniz, elektronik posta, mektup veya sair vasıtalar aracılığı ile tarafımızla iletişime geçtiğinizde elde edilen kişisel verileriniz;
· Muhasebesel Bilgileriniz: Banka hesap numaranız, IBAN numaranız, kredi kartı bilginiz, faturalama ve fatura bilgileriniz gibi finansal verileriniz;
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından elde edilen her türlü kişisel veriniz (Özel nitelikli kişisel veriler de dahil fakat bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla) aşağıdaki amaçlar ile işlenebilecektir:
· Kimliğinizi teyit etme,
· Risk yönetimi ve kalite geliştirme aktivitelerinin yerine getirilmesi,
· Yasal ve düzenleyici gereksinimlerin yerine getirilmesi,
· Hizmetlerimiz karşılığında faturalandırma yapma,
· İlgili mevzuat uyarınca ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile talep edilen bilgileri paylaşma,
· Size sunduğumuz hizmetlerinin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi ve müşteri memnuniyetinin sağlaması
· Düzenleyici ve denetleyici kurumlarla, resmi mercilerin talep ve denetimleri doğrultusunda gerekli bilgilerin temini,
· İlgili mevzuat gereği saklanması gereken verilerinize ilişkin bilgileri muhafaza etme,
İlgili mevzuat uyarınca elde edilen ve işlenen Kişisel Verileriniz, Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. ’ye ait fiziki arşivler ve/veya bilişim sistemlerine nakledilerek hem dijital ortamda hem de fiziki ortamda muhafaza altında tutulabilecektir. - KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel verileriniz, Kanun ve sair mevzuat kapsamında ve yukarıda yer verilen amaçlarla Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. ‘ne dahil olan şirketler ile, ortaklarımıza, hissedarlarımıza , Sosyal Güvenlik Kurumu, Emniyet Genel Müdürlüğü ve sair kolluk kuvvetleri, Nüfus Genel Müdürlüğü, Mahkemeler ve her türlü yargı makamı, merkezi ve sair üçüncü kişiler, yetki vermiş olduğunuz temsilcileriniz, avukatlar, vergi ve finans danışmanları da dâhil olmak üzere danışmanlık aldığımız üçüncü kişiler, düzenleyici ve denetleyici kurumlar, resmi merciler dâhil ticari faaliyetimizi yukarıda belirtilen amaçlarla geliştirmek veya yürütmek üzere işbirliği yaptığımız iş ortaklarımız ve diğer üçüncü kişiler ile paylaşılabilecektir. - KİŞİSEL VERİ ELDE ETMENİN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ
Kişisel verileriniz, faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. tarafından farklı kanallar vasıtasıyla ve yukarıda belirtilen hukuki sebeplere dayanarak; sunduğumuz hizmetleri geliştirmek ve ticari faaliyetlerimizi yürütmek amacıyla toplanmaktadır. Bu çerçevede kişisel verileriniz, KVKK’nın 4(2) maddesindeki öngörülen ilkeler ışığında açık rıza temini suretiyle veya 5(2) ve 6(3) maddelerinde öngörülen durumların varlığı halinde, açık rıza temin edilmeksizin işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir - KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA YÖNELİK HAKLARINIZ
Veri sahibi olarak sizlerin, KVKK’nın 11. maddesi uyarınca sahip olduğunuz hakları aşağıdaki gibidir.
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. talebin niteliğine göre, talebi en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, tarafımızca Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. - VERİ GÜVENLİĞİ
Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. kişisel verilerinizi bilgi güvenliği standartları ve prosedürleri gereğince alınması gereken tüm teknik ve idari güvenlik kontrollerine tam uygunlukla ve muhtemel risklere karşı uygun bir düzeyde korumaktadır.
9.KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ ŞARTLARI
Mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması, mevzuatın saklanması için öngördüğü zorunlu sürelerin dolması hâlinde Şirketimiz tarafından resen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Bu kapsamda Şirketimiz ilgili yükümlülüğünü yerine getirmek üzere Şirket içerisinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alarak; bu konuda gerekli işleyiş mekanizmaları geliştirmiş olup; bu yükümlüklerine uygun davranmak üzere ilgili iş birimlerini eğitmekte, görevlendirme ve farkındalıklarını sağlamaktadır. - ŞİKAYET VE İLETİŞİM
Yukarıdaki maddeler kapsamında kullanmak istediğiniz haklarınız ya da talepleriniz olması durumunda şirketimize şahsen başvuru yapabilir veya noter ya da posta vasıtasıyla ıslak imzanızı taşıyan bir dilekçe ile Rainwater Dış Ticaret San ve Tic. A.Ş. Veri Sorumlusu dikkatine başvuru yapabilirsiniz.
RAİNWATER DIŞ TİCARET SAN VE TİC. A.Ş VERİ SAHİBİ BAŞVURU FORMU